Portal prowadzi Kancelaria
Babiaczyk Skrocki i Wspólnicy

Modelowe klauzule umowne a ochrona danych osobowych

Dane osobowe 11.01.2017

Nowelizacja ustawy o ochronie danych osobowych, która weszła w życie w styczniu 2015 roku istotnie zliberalizowała zasady przekazywania danych osobowych do państw trzecich, wprowadzając do katalogu przesłanek legalizujących przekazanie danych do państwa trzeciego posłużenie się umową opartą o modelowe klauzule zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz działania w ramach systemu zatwierdzonych przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wiążących reguł korporacyjnych.

Transgraniczna wymiana danych osobowych jest uregulowana na poziomie Unii Europejskiej przez Dyrektywę 95/46/WE w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych. W polskim porządku prawnym transfer danych osobowych został uregulowany w Ustawie o ochronie danych osobowych. Zgodnie z jej postanowieniami, przepływ danych w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, do którego oprócz państw członkowskich UE należą: Norwegia, Islandia oraz Lichtenstein, jest traktowany tak samo jak transfer danych na terytorium Polski. Wszystkie pozostałe państwa traktowane są jako tzw. państwa trzecie.

Zasady przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego

W świetle ustawy o ochronie danych osobowych, przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego jest możliwe, co do zasady tylko wtedy, gdy państwo to zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych. Adekwatność ochrony jest oceniania z uwzględnieniem wszystkich okoliczności dotyczących operacji przekazania danych, w szczególności biorąc pod uwagę charakter danych, cel i czas trwania proponowanych operacji przetwarzania danych, kraj pochodzenia i kraj ostatecznego przeznaczenia danych oraz przepisy prawa obowiązujące w danym państwie trzecim, a ponadto stosowane w tym państwie środki bezpieczeństwa i zasady zawodowe. Jeżeli warunek zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony nie jest spełniony, przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego może nastąpić w dwóch przypadkach. Po pierwsze, transfer będzie w takiej sytuacji dopuszczalny, gdy wynika z obowiązku nałożonego na administratora danych obowiązującymi przepisami prawa lub postanowieniami ratyfikowanej umowy międzynarodowej. Po drugie, przekazanie danych osobowych do państwa, które nie zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony jest możliwy po spełnieniu jednej z następujących przesłanek:

  • osoba, której dane dotyczą wyraziła pisemną zgodę;
  • przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy pomiędzy administratorem danych a osobą, której dane dotyczą, lub jest podejmowane na jej życzenie;
  • przekazanie  jest niezbędne do wykonania umowy zawartej w interesie osoby, której dane dotyczą, pomiędzy administratorem danych a innym podmiotem;
  • przekazanie jest niezbędne ze względu na dobro publiczne lub do wykazania zasadności roszczeń prawnych;
  • przekazanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą;
  • dane są ogólnie dostępne.

W przypadku gdy transfer danych ma nastąpić do państwa, które nie zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony i nie został spełniony żadnej z ww. warunków, można zwrócić się do Generalnego Inspektora Danych Osobowych (GIODO) o zgodę, która wydawana jest w drodze decyzji administracyjnej. Organ rozpatrując wniosek musi oceni czy administrator danych zapewni odpowiednie zabezpieczenie w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Administrator może w tym celu zastosować środki różnego typu tj. odpowiednie klauzule umowne czy środki techniczne, które pozwalają zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych. Na marginesie warto dodać, że przez administratora danych rozumie się podmiot decydujący o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. Każdy wniosek o zgodę na transfer danych do państwa trzeciego GIODO powinien oceniać indywidualnie, z uwzględnieniem wszystkich okoliczności sprawy. W tym miejscu należy podkreślić, że przekazanie może nastąpić dopiero po uzyskaniu zgody, pozytywna decyzja nie legalizuje bowiem wcześniejszego przekazania danych. Poza wyżej wymienionymi przypadkami, w których administrator danych osobowych jest uprawniony do przekazania danych do państwa trzeciego, nowelizacja, wprowadziła do katalogu przesłanek legalizujących transfer danych do państwa trzeciego dwie dodatkowego okoliczności, mianowicie: posłużenie się umową opartą o modelowe klauzule zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz działania w ramach systemu zatwierdzonych przez GIODO wiążących reguł korporacyjnych.

Modelowe klauzule umowne

Podstawowym instrumentem zapewnienia adekwatnego poziomu ochrony danych jest zawarcie odpowiednio skonstruowanej umowy przekazania danych osobowych do państwa trzeciego (umowy transferowej). Administrator danych może posłużyć się w tym celu jednym z zestawów tzw. modelowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Dotychczas Komisja wydała trzy decyzje zawierające zestawy standardowych klauzul. Dwa pierwsze zestawy dotyczą transferu danych pomiędzy administratorami danych (controller to controller). Klauzule wprowadzone na podstawie trzeciej decyzji znajdują zastosowanie przy przekazywaniu danych podmiotowi przetwarzającemu dane osobowe na zlecenie (controller to processor). Modelowe klauzule mogą stanowić część szerszej umowy transferowej zawartej pomiędzy administratorem danych a odbiorcą lub mogą być zawarte w aneksie do umowy. Należy podkreślić, że nie istnieje obowiązek posługiwania się standardowymi klauzulami. Jednak jeśli administrator danych zdecyduje się na oparcie o nie umowy transferowej, to przekazanie z mocy prawa traktowane będzie jako odbywające się w warunkach adekwatnego poziomu ochrony. Przed nowelizacją, zastosowanie modelowych klauzul nie wywierało takiego skutku, a co za tym idzie konieczne było każdorazowo wystąpienie do GIODO z wnioskiem o wydanie zezwalającej decyzji administracyjnej, o której była wyżej mowa. Fakt posłużenia się klauzulami był traktowany w postępowaniu przez GIODO jedynie jako jeden z dowodów służący wykazaniu, że administrator danych zapewnił odpowiednie zabezpieczenie w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Obecnie, administrator danych osobowych, który posłuży się modelowymi klauzulami umownymi, uznanymi na mocy decyzji Komisji Europejskiej za instrument chroniący w odpowiednim stopniu prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, zwolniony jest z obowiązku wystąpienia do GIODO z wnioskiem o wyrażenie zgody na przekazanie danych. Nie oznacza to, że administrator nie musi przestrzegać innych wymogów prawnych dotyczących przetwarzania danych osobowych. Należy ponadto pamiętać, że w każdym wypadku, w którym standardowe klauzule umowne zostaną zmodyfikowane, konieczne będzie uzyskanie zgody GIODO na transfer. 

Karina Wronka
Konsultant prawny w kancelarii BSiW