Portal prowadzi Kancelaria
Babiaczyk Skrocki i Wspólnicy

POLITYKA MEDIÓW SPOŁECZNOŚCIOWYCH W FIRMIE

Nowe Technologie 21.11.2017

Aktywność w mediach społecznościowych może być dla firmy doskonałym uzupełnieniem strategii marketingowych. W celu zachowania spójnego przekazu, warto jednak przygotować firmową Politykę Mediów Społecznościowych (ang. Social Media Privacy (SMP) / Social Media Governance), która pomoże uniknąć sytuacji negatywnie wpływających na wizerunek przedsiębiorstwa.

Nie istnieje gotowy wzór takiej polityki. Reguły korzystania z social media powinny być ustalane w każdym wypadku indywidualnie. Istotne jest by stanowiły odzwierciedlenie filozofii firmy oraz zasad i wartości, z którymi chce być kojarzona. W pierwszej kolejności należy określić (i) cel jakiemu ma służyć wprowadzenie Polityki Mediów Społecznościowych, wskazać (ii) zachowania pracownika w sieci, które są zalecane oraz takich które są niedozwolone przez pracodawcę, zmieścić (iii) wytyczne w zakresie bezpieczeństwa w sieci oraz możliwe (iv) sankcje za dokonane naruszenia.

Polityka może określać dodatkowo inne zasady związane z mediami społecznościowymi, w szczególności może wyjaśniać, czy pracownikowi wolno w godzinach pracy korzystać z internetu w celach prywatnych; czy obowiązują go ograniczenia w zakresie treści zamieszczanych na prywatnych kontach oraz wskazywać wytyczne odnośnie prowadzenia profesjonalnego konta w social media. 

Korzystanie z internetu w trakcie pracy

Rozwiązania w zakresie korzystania ze środków elektronicznej komunikacji udostępnianych przez pracodawcę w celach prywatnych są bardzo różne: od całkowitego zakazu do zgody na okazjonalne wykorzystywanie tych narzędzi również w celach prywatnych. Chodzi tu nie tylko o aktywność na portalach społecznościowych, lecz także o sprawdzanie prywatnej poczty, czytanie wiadomości czy pobieranie plików z sieci w trakcie pracy. Niezależnie od przyjętej przez pracodawcę polityki, najistotniejsze jest postawienie jasnych granic. Pracownik powinien mieć świadomość, czy korzystanie ze służbowej sieci internetowej w godzinach pracy dla celów prywatnych jest dozwolone czy też nie. Wprowadzenie zakazu w tym zakresie może być uznane za uzasadnione, bowiem pracownik w godzinach pracy pozostaje do dyspozycji pracodawcy i w tym czasie obowiązany jest do wykonywania obowiązków zawodowych. Z drugiej strony, biorąc pod uwagę niestandardowe godziny pracy oraz częstą konieczność pracy w godzinach nadliczbowych, pracodawcy zdają sobie sprawę, że pracownicy niejednokrotnie są zmuszeni do załatwienia drobnych bieżących spraw życia codziennego czy kontaktu z najbliższymi w trakcie pracy i w związku z tym pozwalają w ograniczonym zakresie na korzystanie z tych mediów dla celów prywatnych.

Cele biznesowe

Z uwagi na fakt, że obecność pracownika na biznesowych portalach typu LinkedIn czy GoldenLine w dużej mierze przekłada się na budowanie wizerunku pracodawcy w wirtualnej rzeczywistości, w Polityce Mediów Społecznościowych powinny zostać również określone wytyczne w zakresie prowadzenia takich profesjonalnych profili. Wytyczne powinny określać m.in. w jaki sposób opisywać firmę, tak by uniknąć niepotrzebnego chaosu wizerunkowego, a także jakie informacje nie mogą być publikowane przez pracownika ze względu na ochronę konkurencji czy ochronę tajemnic przedsiębiorstwa. Szczególnie istotne są również wytyczne w zakresie zachowania spójności komunikacji, intensywności i jakości działań, w tym w zakresie aktualizacji informacji np. w sytuacji zmiany stanowiska czy zakończenia współpracy. W Polityce Mediów Społecznościowych mogą się znaleźć również zapisy mówiące o tym, jakie zdjęcie może być użyte na biznesowym koncie. Wirtualna wizytówka pracownika buduje bowiem nie tylko jego własny wizerunek, ale również profesjonalne postrzeganie firmy, w której jest zatrudniony.

Treści zamieszczane na prywatnych portalach

W Polityce Mediów Społecznościowych warto również zamieścić wytyczne w zakresie treści prywatnych, które nie powinny być publikowane przez pracowników, z uwagi na potencjalne negatywne rzutowanie na wizerunek firmy. Granice ingerencji pracodawcy w sferę prywatnej aktywności pracownika wykonywanych poza czasem pracy nie są jednak jasno określone w przepisach prawnych. Najwięcej kontrowersji wiążę się z faktem, czy pracodawca może wyciągnąć wobec pracownika służbowe konsekwencje w przypadku zamieszczenia przez pracownika prywatnych opinii o charakterze światopoglądowym (np. poglądy polityczne czy religijne). W tym miejscu warto tylko zaznaczyć, że w prawdzie pracodawca nie może całkowicie zakazać pracownikom aktywności na portalach społecznościowych poza godzinami pracy, ale może oczekiwać, aby pracownik na swoich prywatnych profilach nie umieszczał treści, które szkodzą pracodawcy. Przykładowo może zakazać identyfikowania swoich prywatnych poglądów z wypowiedziami w imieniu pracodawcy oraz ujawniania informacji stanowiących prawnie chronione tajemnice pracodawcy, a także umieszczania oznaczenia, logo czy nazw pracodawcy na prywatnym profilu.

Forma

Firmowa polityka dotycząca mediów społecznościowych powinna być napisana w zwięzły i zrozumiały sposób. Ma być to jasny i czytelny przekaz. Odchodząc od standardowych regulaminów spisanych w punktach, może wykorzystać formy obrazkowe, takie jak diagramy czy nawet komiksy. Należy również pamiętać, że nowe technologie, w tym media społecznościowe ewoluują niezwykle szybko, w związku z czym dokument określający normy powinien być traktowany jako „żywy” i wymagający stosownych aktualizacji.

Podsumowując, zaleca się wprowadzenie jasnego zbioru zasad dotyczących korzystania z mediów społecznościowych przez pracowników, gdyż sprzyja o zabezpieczeniu reputacji marki oraz zarządzaniu treściami dotyczącymi firmy w Internecie.  Ponadto, posiadanie firmowej Polityki Mediów Społecznościowych może zabezpieczyć pracodawcę, w razie sporu z pracownikiem, który dopuścił się naruszenia obowiązków wynikających z Polityki.

Karina Wronka
Konsultant prawny w kancelarii BSiW