Portal prowadzi Kancelaria
Babiaczyk Skrocki i Wspólnicy

Jakie wydatki można „wrzucać” w koszty, prowadząc działalność w branży IT?

Umowy 25.11.2016

Firmy z branży IT rozwijają się w Polsce coraz bardziej dynamicznie. Zarówno duże korporacje z zagranicznym, choć coraz częściej i rodzimym kapitałem, a także osoby indywidualne decydują się na prowadzenie działalności właśnie w naszym kraju. Trudno się temu dziwić – w ostatnich latach Polska wyrosła na lidera, jeśli chodzi o wykwalifikowanych specjalistów z branży IT. Jak donosi portal money.pl[1], zawody informatyczne znajdują się w czołówce najlepiej opłacanych zawodów w Polsce.

Działalność w branży informatycznej można prowadzić w formie spółki (cywilnej, jawnej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością albo spółki akcyjnej) albo decydując się na założenie indywidualnej działalności gospodarczej. W obrocie gospodarczym często preferowaną formą współpracy jest świadczenie usług przez przedsiębiorcę indywidualnego na rzecz spółek.

Prowadząc własną firmę zarówno w formie jednoosobowej działalności gospodarczej jak i w formie spółki istnieje możliwość zaliczania określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (uPIT) i prawnych (uCIT) dają możliwość zaliczania poniesionych wydatków do kosztów podatkowych.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 uPIT oraz odpowiednio art. 15 ust. 1 uCIT, „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”.

Jakiego rodzaju wydatki mogą zatem zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodu przez spółkę / osobę prowadzącą indywidualną działalność gospodarczą?

Nie ulega wątpliwości, że takimi kosztami będą: usługi księgowości, opłaty telekomunikacyjne (telefon, Internet), wydatki poniesione na zakup sprzętu elektronicznego (w szczególności: smartfon, laptop, urządzenia audiowizualne, drukarka, myszka, ale także kasa fiskalna - o ile dany podmiot świadczy usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i o ile roczny jego obrót przekroczy 20.000 zł), materiały edukacyjne (książki, czasopisma branżowe, ale także udział w szkoleniach, konferencjach branżowych), wyposażenie biura (meble, artykuły biurowe), wydatki na stronę internetową (domeny, serwery), wydatki na samochód firmowy.

 

Marketing internetowy

Istotnym zagadnieniem w możliwości skutecznego dotarcia do potencjalnego klienta jest opracowanie spójnej strategii reklamowej. Potencjalny odbiorca naszych usług informacji o firmach z branży IT będzie szukał w pierwszej kolejności właśnie w Internecie. Dlatego ważne jest, aby poza posiadaniem własnej strony internetowej rozważyć umieszczenie na portalach o dużym zasięgu odbiorców innych form reklamowych jak np.: billboard, box śródtekstowy, navibox, skyscraper, banner rozwijany, czy scroll. Wydatki takie mogą być kosztem uzyskania przychodu w ramach prowadzonej działalności.

Warto rozważyć również prowadzenie własnego bloga, przy spełnieniu dodatkowych warunków,wydatki ponoszone na jego prowadzenie będą stanowiły bowiem koszt uzyskania przychodu. Stanowisko takie potwierdzają organy podatkowe (m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w indywidualnej interpretacji podatkowej z dnia 14 października 2015 r. nr IPPB1/4511-1035/15-2/AM)

 

Działalność gospodarcza we własnym „M”

Większych wątpliwości nie budzi możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodu wydatków na wynajęcie biura. Co jednak w sytuacji, gdy nasze biuro ma mieścić się w wynajmowanym przez nas mieszkaniu? Wówczas możemy zaliczyć procentowy udział powierzchni wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej. Przykładowo: jeśli koszt najmu 50m2 mieszkania wynosi 1.500 zł, a na cele prowadzonej działalności wykorzystujemy pokój (powierzchnię) o powierzchni 12m2, wówczas kwotę możliwą do zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodu obliczamy w następujący sposób: 12m2 : 50 m2 x 1.500 zł = 360 zł.

Niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z możliwości kwalifikowania do kosztów części odsetkowej kredytu hipotecznego (odnoszącej się do powierzchni przeznaczonej na działalność) zaciągniętego na zakup prywatnego mieszkania. Również tutaj możliwa do zakwalifikowania będzie proporcjonalna część odsetek. Stanowisko takie potwierdzają liczne interpretacje podatkowe (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 listopada 2015 r., nr IPPB1/4511-1041/15-4/AM).

 

Okulary korekcyjne

Wydawałoby się, że w branży IT, wymagającej pracy w warunkach narażających oczy na stałe pogarszanie wzroku, możliwość kwalifikowania zakupu okularów korekcyjnych do kosztów uzyskania przychodu, okaże się bezsprzeczna. Odmienny pogląd na tę kwestię mają organy podatkowe, które uznają, że: „wydatek na zakup okularów korekcyjnych ma na celu ochronę zdrowia. Wydatki na ochronę zdrowia należą do wydatków o charakterze osobistym. W sytuacji zaistnienia wady wzroku, czy też jej pogłębiania się osoba fizyczna jest zmuszona do poczynienia zakupu okularów z odpowiednimi szkłami niezależnie od tego czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też działalności takiej nie prowadzi. Tak więc, bezpośrednim celem jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Poniesienie wydatków na zakup okularów nie ma realnego wpływu na wysokość przychodów uzyskiwanych ze świadczenia usług w zakresie informatyki” (tak: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 12 marca 2009r., nr IPPB1/415-42/09-2/EC).

 

Obsługa prawna

Koszty obsługi prawnej związane m.in. ze sporządzaniem przez kancelarie prawne umów z kontrahentami, reprezentacją przedsiębiorcy przed organami administracji publicznej i przed sądami, stanowią koszt uzyskania przychodu.

Zgodnie z niedawnym wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego „koszty obsługi prawnej przedsiębiorcy stanowią koszty pośrednie związane z przychodem uzyskanym z prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności. Nie ma przy tym znaczenia czy tego rodzaju wydatki ponoszone są na bieżącą obsługę prawną, czy też ponoszone są w związku z ustanowieniem pełnomocnika do reprezentowania przedsiębiorcy w konkretnych sprawach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą” (wyrok NSA z dnia 28 maja 2015 r., sygn. II FSK 865/13.)

 

Czy to rzeczywiście może być kosztem?

W przypadku wątpliwości lub rozbieżności interpretacyjnych, istnieje możliwość wystąpienia z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego. W imieniu Ministra Finansów interpretacje indywidualne wydają dyrektorzy 5 izb skarbowych: w Bydgoszczy, w Katowicach, w Łodzi, w Poznaniu oraz w Warszawie. Kluczowe z punktu widzenia podatnika jest to, aby przedstawienie stanu faktycznego oraz argumentacja poparta regulacjami prawnymi, dotychczasowym orzecznictwem i stanowiskiem organów podatkowych były w ocenie Ministra Finansów na tyle przekonujące, aby wydać korzystną dla niego interpretację.

Podsumowując należy stwierdzić, że specyfika działalności branży IT umożliwia kwalifikowanie wielu wydatków jako kosztów uzyskania przychodu. Należy pamiętać jednak, by wydatki te były bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności. Należy również mieć na uwadze, że kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów oraz zabezpieczenie i zachowanie tego źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Kosztem uzyskania przychodu będą zatem wydatki, ale tylko takie, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo - skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

Mateusz Doroszczonek
Konsultant prawny w Kancelarii BSiW