W czasach bardzo szybkiego postępu technologicznego wzrasta rola elektronicznych środków komunikacji, za pomocą których zawierane są umowy oraz dokonywane inne czynności prawne. Bez wychodzenia z domu możemy kształtować swoją sytuację prawną np. robiąc zakupy w Internecie, korzystając z bankowości internetowej czy rezerwując bilety do teatru – jednym słowem składając różnego rodzaju oświadczenia woli. Również w obrocie gospodarczym pomiędzy przedsiębiorcami co raz większą popularnością cieszy się negocjowanie i zawieranie umów w drodze korespondencji e-mailowej czy nawet SMS-owej. Warto zatem wiedzieć co jest przejawem naszej woli i jak skutecznie złożyć oświadczenie woli via Internet.
Oświadczenie woli w świetle nowelizacji Kodeksu cywilnego
W polskim prawie obowiązuje zasada swobody formy oświadczenia woli. Oznacza to, że większość drobnych czynności prawnych możemy skutecznie dokonać poprzez każde zachowanie, które ujawnia naszą wole w sposób dostateczny, czyli zrozumiały dla odbiorcy, a więc poprzez wypowiedzenie określonych słów, podpisanie się pod treścią pisma, skinięcie głową lub poprzez złożenie oświadczenie woli w formie elektronicznej. Wymóg dokonania czynności prawnej w formie szczególnej musi każdorazowo wyraźnie wynikać z przepisu ustawy albo z woli samych stron. Do dnia 8 września 2016 roku, kiedy weszły w życie nowe przepisy Kodeksu cywilnego mogliśmy wyróżnić cztery formy szczególne: formę pisemną, formę pisemną z datą pewną, formę pisemną z podpisami notarialnie lub urzędowo poświadczonymi oraz akt notarialny. Nowelizacja wyszła jednak naprzeciw rozwojowi technologicznemu i zmianom zachodzącym w technikach komunikacji między uczestnikami obrotu cywilnoprawnego. Wcześniej wyróżnienie formy elektronicznej było kwestią sporną. Część doktryny opowiadała się za uznaniem czynności prawnych dokonywanych w formie elektronicznej za jedną z postaci formy pisemnej. Obecnie ustawodawca odróżnił te dwie formy, a ponadto wprowadził nową formę szczególną dokonywania czynności prawnych – formę dokumentową, do której zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Wskazuje to na dużo mniejszy stopień sformalizowania niż w przypadku zwykłej formy pisemnej.
Istotnym novum w tym kontekście jest również wprowadzenie do Kodeksu cywilnego definicji dokumentu, która brzmi: „Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. Nowelizacja, odchodząc od tradycyjnego rozumienia słowa dokument, nie wymaga by był on opatrzony podpisem. Najważniejsza jest jego intelektualna zawartość, a więc treść obejmująca oświadczenie woli, która może być dowolnie ujawniona np. poprzez znaki graficzne, obraz, a nawet dźwięk, a także utrwalona na dowolnym nośniku (papier, urządzenie informatyczne) oraz przy pomocy dowolnych środków (pióro, komputer, telefon komórkowy). Definicja dokumentu jest zatem bardzo szeroka oraz neutralna z technologicznego punktu widzenia. Za dokument pozwala uznać wydruki korespondencji e-mailowej, SMS-owej oraz nagrania rozmów telefonicznych, co odpowiada potrzebom dzisiejszej praktyki negocjacyjnej w biznesie. Do tej pory można je było wykorzystać jedynie jako środki uprawdopodabniające fakt złożenia oświadczenia woli określonej treści. Obecnie, w razie ewentualnego sporu takie wydruki czy nagrania będą miały moc dowodową dokumentu.
Warunki skutecznego złożenia oświadczenia woli w formie elektronicznej
Chwilą złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej jest jego przejście do systemu informatycznego odbiorcy. Nie wymaga się by dane zostały zapisane na serwerze. Wystarczy wprowadzić je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, by odbiorca miał możliwość zapoznania się z treścią składanego oświadczenia. Należy podkreślić, że ryzyko niedostarczenia oświadczenia do adresata obciąża nadawcę. Nieskuteczne przesłanie oświadczenia z powodu braku dostępu do sieci, czy wadliwego jej działania powoduje, że nie zostaje ono w ogóle złożone. Co więcej, w razie ewentualnego sporu, to właśnie na nadawcy spoczywać będzie ciężar dowodu tego, że złożył oświadczenie woli w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią przez drugą stronę.
Oświadczenie należy ponadto formułować w sposób jednoznaczny, tak by nie było wątpliwości jakie skutki prawne chcemy wywołać oraz tak by istniała możliwość zindywidualizowania tożsamości nadawcy. Te wymogi oczywiście odnoszą się również do składania oświadczeń w tradycyjnej formie, forma elektroniczna może jednak powodować większe trudności natury dowodowej.
Na uwagę zasługuje fakt, że jeżeli oświadczenie woli w formie elektronicznej zostanie opatrzone podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, wywoła taki sam skutek prawny, jakby zostało złożone w zwykłej formie pisemnej. Pozwoli to nie tylko na podpisywanie dokumentów urzędowych, ale również usprawni komunikację na odległość z partnerami biznesowymi czy klientami. Taki podpis wydają za opłatą specjalne centra certyfikacyjne.
Na koniec warto wspomnieć o sankcjach grożących za niedochowanie wymaganej ustawą formy zwykłej pisemnej, a od 8 września 2016 r. również formy dokumentowej oraz elektronicznej. Czynność prawna dokonana bez zachowania jednej z ww. form będzie nieważna tylko jeśli taki skutek wyraźnie wynika z przepisu. W innym przypadku czynność pozostanie ważna, natomiast nie będzie dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub przesłuchania stron na fakt jej dokonania, chyba że 1) obie strony wyrażą na to zgodę; 2) żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą; 3) fakt dokonania czynności będzie uprawdopodobniony za pomocą pisma. Co istotne, przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się jednak do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.
Względem pozostałych szczególnych form czynności prawnych obowiązuje reguła odwrotna – w przypadku niezachowania zastrzeżonej formy czynność jest nieważna, co nie musi być zasygnalizowane w przepisie. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie jednej z ww. form szczególnych jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.
Również same strony mogą zastrzec w umowie, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie. Wówczas czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. Jednakże gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych. W obrocie dwustronnie profesjonalnym z uwagi na treść przepisu wyrażonego w art. 74 § 3 Kodeksu cywilnego niedopuszczalne jest jednak zastrzeżenie wymogu dokonania czynności prawnej w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jedynie dla celów dowodowych.
Autor: Karina Wronka