Portal prowadzi Kancelaria
Babiaczyk Skrocki i Wspólnicy

Podpis elektroniczny

Umowy 01.11.2016

Mianem podpisu elektronicznego można określić wszelkie metody w postaci elektronicznej służące potwierdzeniu tożsamości osoby dokonującej czynności prawnej, przy czym nie każdy podpis elektroniczny gwarantuje pewną identyfikację. Przepisy prawa dotyczące e-podpisu mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa podmiotom uczestniczącym w obrocie poprzez możliwość zidentyfikowania autora oświadczenia woli oraz ochronę danych przesyłanych drogą elektroniczną. Wynikają one przede wszystkim z ustawy o podpisie elektronicznym, która wdrożyła w tym zakresie przepisy unijne.

 

Możemy wyróżnić trzy podstawowe rodzaje podpisów elektronicznych: zwykły, bezpieczny oraz kwalifikowany podpis elektroniczny czyli tzw. bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Tylko ten ostatni wywołuje w okresie ważności certyfikatu skutki prawne równoważne ze złożeniem oświadczenia woli opatrzonego własnoręcznym podpisem na dokumencie papierowym, chyba że ustawa lub czynność prawna zastrzega inaczej. Oznacza to, że w sytuacji gdy przepis wymaga dochowania zwykłej formy pisemnej, to strony mogą zadecydować czy wykorzystają formę tradycyjną czy elektroniczną. Zwykły oraz bezpieczny podpis elektroniczny, co do zasady, nie korzystają z tego przywileju, co nie oznacza że można odmówić im ważności i skuteczności. Zwykły podpis elektroniczny to np. kody PIN, hasła dostępu, numery kart kredytowych, podpis klawiaturowy pod e-mailem. By zaś e-podpis określić mianem bezpiecznego musi on spełnić pewne dodatkowe kryteria wynikające z art. 3 pkt. 2 ustawy o podpisie elektronicznym, mianowicie musi być przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis i sporządzany przy pomocy tylko jej dostępnych bezpiecznych urządzeń i danych, co pozwala na zweryfikowanie tożsamości osoby, która się nim posługuje. Użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego daje ponadto gwarancję, że wszystkie zmiany wprowadzone w dokumencie po jego podpisaniu będą od razu widoczne.

 

W dzisiejszych czasach co raz więcej spraw, również urzędowych jesteśmy w stanie załatwić nie wychodząc z domu – przez Internet. By wysłać elektroniczne pismo do urzędu możemy posłużyć się podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, o którym była mowa powyżej lub podpisem potwierdzonym Profilem Zaufanym ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej). Kwalifikowany certyfikat jest elektronicznym zaświadczeniem określanym mianem „wirtualnego dowodu tożsamości”, które służy do identyfikacji osoby składającej oświadczenie woli. Kwalifikowany podpis elektroniczny możemy nabyć za opłatą od jednego z uprawnionych centrów certyfikacyjnych. Zazwyczaj są one ważne około roku, a więc należy je co ten czas odnawiać. Profil Zaufany (ePUAP) jest zaś dostępny bezpłatnie, ale posiada istotne wady. Po pierwsze, żeby założyć Profil należy posłużyć się podpisem weryfikowanym kwalifikowanym certyfikatem albo stawić się osobiście z dowodem osobistym  w najbliższym urzędzie w celu potwierdzenia tożsamości. Po drugie w przeciwieństwie do kwalifikowanego e-podpisu nie pozwala na składanie oświadczeń woli w sferze biznesowej w kontaktach z innymi przedsiębiorcami lub klientami, a co więcej istnieje kategoria spraw urzędowych, dla których również nie będzie wystarczający. Z punktu widzenia dużego przedsiębiorcy korzystniejsze będzie zatem nabycie elektronicznego podpisu z kwalifikowanym certyfikatem.

 

Znakowanie czasem

Znakowanie czasem jest to funkcja, która pozwala na precyzyjne określenie czasu złożenia podpisu elektronicznego. Może być stosowana wobec wszystkich rodzajów podpisów elektronicznych, ale tylko gdy jest dokonana przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, wywołuje skutki prawne formy pisemnej z datą pewną w rozumieniu kodeksu cywilnego. Czynność prawna znakowana czasem staje się skuteczna również względem osób trzecich nie uczestniczących w jej dokonaniu. Nowelizacja Kodeksu cywilnego, która weszła w życie w dniu 8 września 2016 r. wprowadziła przepis, zgodnie z którym jeżeli dokonamy czynności prawnej w drodze elektronicznej, to czynność ta ma datę pewną od daty znakowania czasem. Oznacza to, że znakowanie nie stanowi poświadczenia, że dokument został sporządzony w danym czasie, a jedynie, że nie został sporządzony później niż dokonano usługi znakowania. Domniemanie takie istnieje do dnia utraty ważności zaświadczenia certyfikacyjnego wykorzystywanego do weryfikacji tego znakowania.

 

Podsumowując rozważania na temat podpisu elektronicznego warto zauważyć, że sporządzenie dokumentu w tradycyjny sposób na nośniku papierowym wcale nie gwarantuje bezpieczeństwa większego niż w przypadku wersji elektronicznej. Nie należy zapominać o trudnościach, które mogą wystąpić np. podczas weryfikacji własnoręcznego podpisu, ryzyku zgubienia dokumentu papierowego, który zazwyczaj występuje w jednym oryginalnym egzemplarzu czy niebezpieczeństwie wprowadzenia po negocjacjach do dokumentu uzgodnionego trudno zauważalnych zmian albo dołączenia dodrukowanych stron zawierających nową treść do już podpisanych dokumentów. W związku z powyższym, może okazać się, że to właśnie dokument elektroniczny daje większą gwarancję ochrony i z uwagi na to powinien zyskiwać na znaczeniu w obrocie gospodarczym oraz w administracji państwowej.

 

Karina Wronka
Konsultant prawny w kancelarii BSiW