Portal prowadzi Kancelaria
Babiaczyk Skrocki i Wspólnicy

Renegocjacje umów outsourcingowych

Umowy 01.08.2016

 

“In reality, the service provider will always give you NIFF (nothing is for free)”.

 

Jeśli masz kontakt outsourcingowy prawdopodobieństwo jego renegocjacji jest bardzo duże. Różne badania na świecie w tym zakresie pokazują, iż około 75 % kontaktów jest renegcjonowanych.

Negocjacje poprzedzające podpisanie umowy powinny doprowadzić do pogodzenia interesów obu stron i uniknięcia wzajemnych znaków zapytania. Ich rezultatem powinien być precyzyjny i spójny kontrakt, który będzie zapewniał harmonijną współpracę oraz minimalizował ryzyko stron w sytuacji powstawania problemów czy konfliktów. W praktyce realizacji umów z zakresu usług IT, szczególnie tych długoterminowych, pojawia się jednak potrzeba renegocjacji uzgodnionych postanowień. Co więcej, nierzadko potrzebę tę można przewidzieć już na etapie zawierania umowy. Warto zatem wprowadzić do umowy odpowiednie postanowienia na wypadek renegocjacji.

Ostatnie lata pokazały, że uwarunkowania rynkowe potrafią się zmieniać bardzo dynamicznie i niespodziewanie. Prawnicy stoją aktualnie przed niełatwym zadaniem sporządzania kontraktów w sposób adekwatny i proporcjonalny do sytuacji rynkowej. Zawierając długoterminowy kontrakt, strony powinny wkalkulować potencjalne ryzyko, że aktualny stan zmieni się na tyle, iż wykonywanie umowy w jej dotychczasowej formie będzie przynajmniej dla jednej ze stron uciążliwe.

Powody renegocjacji możemy podzielić na powody główne i drugorzędne. Do tych pierwszych zaliczyć należy zasadniczą zmianę w biznesie klienta czy koniec trwania umowy. Powody drugorzędne to problemy z jakością usług/zła jakość umowy, problemy z relacjami, nieodpowiednia cena czy potrzeba wprowadzenia nowych rozwiązań. Motywacją do renegocjacji może być nawet zmiana w kierownictwie firmy, czy zmiany w obowiązujących przepisach prawa.

Zagadnienie renegocjacji zyskuje na znaczeniu, albowiem w praktyce gospodarczej zapisy umowy nie stanowią gwarancji ich realizacji i zapewnienia właściwych relacji pomiędzy stronami. Jest to także atrakcyjniejsza forma porozumień pomiędzy przedsiębiorstwami aniżeli prowadzenie instytucjonalnej mediacji. Dlatego tak ważne staje się partnerskie wypracowanie określonych rozwiązań i procedur zapewniających realizację właściwych relacji w procesie outsourcingu kontraktowego. Rezultat renegocjacji uzależniony jest od potrzeb klienta, może być to między innymi:

  • zmiana czasu trwania kontraktu,
  • rozszerzenie/uszczuplenie zakresu świadczonych usług,
  • uaktualnienie zapisów do realnych potrzeb rynku,
  • rzeczywiste określenie potrzeb i oczekiwań klienta,
  • elastyczność w dostarczaniu usług,
  • spójne rozumienie przez obie strony umowy,

Wskazać należy, iż proces renegocjacji nie jest łatwy. Zazwyczaj, kiedy nasz dostawca działa poprawnie to nie chcemy dokonać jego zmiany, nawet jeżeli otrzymujemy tylko cześć wartości jakiej oczekiwaliśmy jako klient. Zmiana dostawcy jest procesem w pierwszej kolejności skomplikowanym, ale także drogim. Dlatego nierzadką praktyką w sytuacji niezadowolenia klienta jest, zamiast podjęcia próby renegocjacji, wybór nowego dostawcy czy zdecydowanie się na insourcing.

Błędnym jest przekonanie, iż po całym etapie kształtowania kontraktu i zaakceptowaniu nawet skomplikowanej konstrukcji umowy nadejdzie stabilizacja. Nie jest to możliwe ze względu na szybkie zmiany rynku i potrzebę dopasowania się do nich. W tych realiach wzrasta znaczenie procesu renegocjacji i właściwie przygotowanie się do niego. Bez wątpienia renegocjacje stają się powszechną praktyką biznesową. Celowym jest zatem wprowadzenie rozwiązań prawnych, które to korzystnie będą wpływać na rozwój nowych technologii i relacje stron kontraktu. Strony powinny wzajemnie koncentrować się nad efektywnym zarządzeniem kontraktem, dopiero wtedy odpowiednio sformułowane postanowienie pozwala sprawnie przywrócić równowagę między kontrahentami.

Należy pamiętać, iż nie zawsze – szczególnie w sytuacjach trudnych – renegocjowanie kontraktu będzie możliwe, czy nawet nie zawsze zakończy się jego zmianą, wręcz przeciwnie, może dojść do jego wypowiedzenia. W tym miejscu pozwolę sobie przytoczyć fragment ciekawego wyroku SN z dnia 23 kwietnia 2015 r. (sygn. VI ACa 1021/14). Ocena ważności powodu wypowiedzenia zależeć będzie od okoliczności, w jakich dochodzi do podjęcia decyzji. Niewątpliwie, mogą to być czynniki zależne od strony umowy jak np. utrata zaufania do zleceniobiorcy np. wskutek zastrzeżeń do wykonywania zlecenia czy czynniki obiektywne jak np. zmniejszenie zapotrzebowania na usługi zleceniobiorcy.

Powyższe stanowi jednocześnie zapowiedź kolejnego artykułu omawiającego narzędzie wypowiedzenia kontraktu outsourcingowego.

Paulina Śmigielska
Konsultant prawny