Portal prowadzi Kancelaria
Babiaczyk Skrocki i Wspólnicy

E-doręczenia

Nowe Technologie 09.03.2021

E-doręczenia

W 2021 r. wejdą w życie regulacje mające na celu dalsze rozwijanie komunikacji cyfrowej w obszarze usług publicznych. Po uruchomieniu aplikacji mObywatel - oferującej m.in. elektroniczne okazywanie danych osobowych, elektroniczne potwierdzanie posiadanego prawa jazdy czy danych pojazdu, uregulowaniu w pełni elektronicznego obiegu wniosków do KRS, przyszła kolej na cyfryzację komunikacji prowadzonej przez urzędy, przedsiębiorców i inne podmioty.

W dniu 1 lipca 2021 r. zacznie obowiązywać ustawa o doręczeniach elektronicznych. Choć część obowiązków wynikających z tej ustawy wejdzie w życie późniejszym czasie, już teraz warto zapoznać się z obowiązkami wynikającymi z tej ustawy.

Na czym mają polegać e-doręczenia?

Podmioty publiczne zamierzając doręczyć korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru, będą miały obowiązek wykorzystania tzw. publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (e-doręczenia). Ustawa wprowadza bowiem zasadę pierwszeństwa korespondencji elektronicznej przed tradycyjną formą papierową.

Kluczowym dla funkcjonowania e-doręczeń będzie adres do doręczeń elektronicznych, który zostanie wpisany do bazy adresów elektronicznych. To na ten adres będą realizowane
e-doręczenia. Sam wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych będzie oznaczać, że jego właściciel żąda, aby podmioty publiczne (m.in. urzędy czy organy administracji) doręczały mu korespondencję w formie e-doręczeń, na ten właśnie adres do doręczeń elektronicznych. Dlatego też, jeżeli podmiot niepubliczny będzie posiadać adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, to podmioty publiczne będą mieć obowiązek doręczania mu korespondencji w ramach e-doręczeń.

W sytuacji, w której adresat nie będzie posiadać adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do ww. bazy, zasadą dla podmiotów publicznych będzie wysyłanie korespondencji elektronicznie – korzystając z publicznej usługi hybrydowej (hybrydowe e-doręczenia). Takie hybrydowe e-doręczenia będą polegać na tym, że wysyłka korespondencji będzie miała miejsce w formie elektronicznej, ale jej odbiorca otrzyma ją w postaci papierowej (za jej przygotowanie w formie papierowej będzie odpowiadać operator wyznaczony).

Z prawnego punktu widzenia skutki prawne e-doręczeń oraz hybrydowych e-doręczeń będą tożsame z nadaniem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym.

E-doręczenia oraz hybrydowe e-doręczenia będą mogło być także stosowane w korespondencji pomiędzy podmiotami niepublicznymi (np. pomiędzy osobami fizycznymi czy przedsiębiorcami).

Adres do doręczeń elektronicznych, skrzynka doręczeń, baza adresów elektronicznych

Ministerstwo cyfryzacji będzie odpowiedzialne za prowadzenie bazy adresów elektronicznych oraz tworzenie adresów do doręczeń elektronicznych. Baza adresów elektronicznych będzie publicznym rejestrem gromadzącym adresy do doręczeń elektronicznych. Aby uzyskać adres do doręczeń elektronicznych wpisany do ww. bazy, będzie trzeba złożyć odpowiedni wniosek do Ministerstwa Cyfryzacji. Składanie tych wniosków powinno być również możliwe drogą on-line.

Finalnie, podmioty publiczne oraz niepubliczne, którym zostanie utworzony adres do doręczeń elektronicznych, będą mieć dostęp do skrzynki doręczeń, z poziomu której będą w stanie wysyłać i odbierać korespondencję.

Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych

Jak już wskazywaliśmy, obowiązek posiadania takiego adresu, a zarazem stosowania e-doręczeń, mają podmioty publiczne. Ponadto tego rodzaju obowiązek będzie ciążyć na:

1)    adwokatach, radcach prawnych, doradcach podatkowych, doradcach restrukturyzacyjnych, rzecznika patentowych, notariuszach, radcach Prokuratorii Generalnej,

2)    przedsiębiorcach wpisanych do rejestru przedsiębiorców (zatem spółkach jawnych, spółkach partnerskich, spółkach komandytowych, spółkach komandytowo-akcyjnych, spółkach z o.o., prostych spółkach akcyjnych oraz spółkach akcyjnych),

3)    przedsiębiorcach wpisanych do CEIDG.

Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych przez ww. wymienione podmioty niepubliczne, będzie obowiązywać od dnia 1 października 2021 r.

Administrator skrzynki doręczeń

Wszystkie podmioty publiczne i niepubliczne (za wyjątkiem osób fizycznych) będą miały obowiązek wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. To właśnie administrator skrzynki doręczeń będzie uprawniony do aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych oraz do zarządzania tą skrzynką. Co istotne, już w samym wniosku o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych będzie trzeba wskazać dane administratora skrzynki doręczeń. Każdy z podmiotów może utworzyć więcej niż jednego administratora skrzynki doręczeń.

Rola Poczty Polskiej

W praktyce świadczenie obu usług, czyli e-doręczeń oraz hybrydowych e-doręczeń, będzie powierzone operatorowi wyznaczonemu, którym w chwili obecnej jest Poczta Polska S.A. To właśnie na tym podmiocie będzie ciążyło zadanie udostępniania zarówno podmiotom publicznym, jak i podmiotom niepublicznym, skrzynek doręczeń.

Co z opłatami?

Aktualnie podmioty publiczne i niepubliczne, chcąc doręczyć korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru, muszą ponieść określoną opłatę. Co do zasady za przekazywanie korespondencji w drodze e-doręczenia albo hybrydowego e-doręczenia operator wyznaczony również będzie pobierać opłatę. Jednakże zgodnie z założeniami ustawy e-doręczenia w kontaktach z podmiotami publicznymi mają być dla podmiotów niepublicznych darmowe. Natomiast e-doręczenia oraz hybrydowe e-doręczenia pomiędzy podmiotami niepublicznymi będą podlegać opłacie. Wysokość opłat za e-doręczenia oraz hybrydowe e-doręczenia nie jest jeszcze znana – cennik będzie podlegać akceptacji Prezesa UKE.

 

Za samo korzystanie ze skrzynek doręczeń oraz zapewnienie pojemności tych skrzynek w wielkości gwarantowanej, nie będzie trzeba wnosić żadnej opłaty.

Podsumowanie

Jak widać, cyfryzacja życia publicznego postępuje. Być może już całkiem niedługo, tradycyjne wysyłanie przesyłek listowych, zwłaszcza w kontaktach z urzędami, stanie się rzadkością. W szczególności, że wyżej omówione rozwiązania to już nie projekt ustawy, tylko uchwalona regulacja, która tylko czeka na wejście w życie.

Masz ciekawy temat?

SKONTAKTUJ SIĘ