W ramach postępującego procesu informatyzacji administracji podatkowej, obok e-deklaracji, do polskiego systemu prawnego wprowadzono w tym roku nowy instrument, polegający na gromadzeniu i przekazywaniu przez podatników organom podatkowym informacji zawartych w księgach podatkowych drogą elektroniczną w formie tzw. jednolitego pliku kontrolnego (JPK). Ma to służyć skróceniu czasu kontroli skarbowej, zmniejszeniu jej uciążliwości dla podatników oraz obniżeniu kosztów. Zakres danych objętych obowiązkiem przekazywania pozostaje taki sam - zmianie ulegnie jedynie forma ich przekazywania. Dostęp urzędu do usystematyzowanych danych pozwoli na ich sprawną weryfikację i szybkie ustalanie ewentualnych nieprawidłowości, co ma przełożyć się na uszczelnienie polskiego systemu podatkowego i lepszą ściągalność podatków, w szczególności od towarów i usług. Szacuje się, że dochody budżetowe z tego tytułu mają wynieść dodatkowe 200 mln złotych. Schemat JPK został opracowany przez Organizację Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) w 2005 roku. Od kilku lat JPK z powodzeniem funkcjonuje już w wielu krajach członkowskich UE, w tym we Francji, Holandii, Austrii, Portugalii, Słowenii, Estonii czy Luksemburgu, a od lipca 2016 r. zaczął obowiązywać również w Polsce.
Kogo dotyczy obowiązek?
Obowiązkiem objęci są wszyscy podatnicy prowadzący swoją księgowość dla celów podatkowych przy użyciu programów komputerowych. Należy przy tym pamiętać, że za program komputerowy uznaje się zarówno MS Exel, jak i typowe programy przeznaczone do prowadzenia księgowości czy wystawiania faktur.
Forma JPK
Przekazywanie danych w formacie JPK obejmuje co do zasady wszystkie procedury podatkowe realizowane przez organy podatkowe oraz organy kontroli skarbowej tj. czynności sprawdzające, czynności kontrolne, postępowania podatkowe i kontrole. Obowiązek dotyczy przekazania całości lub części ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci odpowiadającej strukturze logicznej, z uwzględnieniem potrzeby zapewnienie bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w dokumentach. Księgi przesyłane za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego pod adresem: www.jpk.mf.gov.pl muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Dowód doręczenia dokumentów stanowi urzędowe poświadczenie odbioru, które wskazuje datę i godzinę przesłania ksiąg. Przewidziany zestaw 7 struktur logicznych podlegających obowiązkowi przekazywania w formacie JPK obejmuje najważniejsze księgi podatkowe i dowody księgowe tj.:
- księgi rachunkowe,
- wyciągi bankowe,
- magazyny,
- ewidencje zakupu i sprzedaży VAT,
- faktury VAT,
- podatkowe księgi przychodów i rozchodów oraz
- ewidencje przychodów.
Można się spodziewać, że w najbliższej przyszłości powyższy katalog zostanie rozszerzony o kolejne pozycje np. paragony fiskalne. Każda z wymienionych struktur składa się z trzech sekcji: nagłówkowej, służącej do identyfikacji podmiotu kontrolowanego oraz samego pliku danych, merytorycznej, zawierającej informacje dotyczące określonych zdarzeń gospodarczych oraz kontrolnej, stanowiącej wykaz sum kontrolnych tj. sumy raportowanych kwot.
Kiedy aktualizuje się obowiązek?
Na żądanie organu
Podatnik staje się zobowiązany do przekazania JPK drogą elektroniczną, dopiero z chwilą zakomunikowania wyraźnego żądania przez organ podatkowy, który musi przy tym wskazać precyzyjnie księgi podatkowe oraz okres, którego dotyczą. Obowiązkiem tym zostały objęte od 1 lipca 2016 r. duże podmioty. Dla pozostałych przedsiębiorców – średnich, małych oraz mikro został przewidziany okres przejściowy do 1 stycznia 2018 roku. Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej, zakwalifikowanie danego podmiotu do określonej kategorii przedsiębiorców zależy od przesłanki średniorocznego zatrudnienia, które nie może przekroczyć: dla mikro przedsiębiorców 10 pracowników, dla małych przedsiębiorców 50 pracowników, a dla średnich 250 pracowników oraz łącznie od przesłanki osiągnięcia pewnego pułapu finansowego, który dla mikro przedsiębiorców wynosi maksymalnie 2 mln euro rocznego obrotu netto lub aktywa o wartości maksymalnie 2 mln euro, dla małego przedsiębiorcy te kwoty wynoszą odpowiednio 10 mln euro, a w przypadku średniego przedsiębiorcy 50 mln euro obrotu rocznego netto lub alternatywnie aktywa nie przekraczające wartości 43 mln euro. Zgodnie z interpretacją ogólną Ministra Finansów, okres przejściowy należy zastosować również do podmiotów tj. oddziały zagranicznych przedsiębiorstw, jak również podmioty zarejestrowane w Polsce dla celów podatku od towarów i usług lub podatku dochodowego od osób prawnych, nieposiadające w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Nie ma jednak przeszkód, by mimo braku obowiązku, w okresie przejściowym ww. podmioty składały informacje podatkowe w formacie JPK.
VAT bez wezwania
Jedyną strukturą przekazywaną obowiązkowo co miesiąc bezpośrednio do Ministerstwa Finansów jest ewidencja dotycząca podatku od towarów i usług. Podatnicy prowadzący swoją księgowość podatkową przy użyciu programów komputerowych, powinni bez wezwania przekazywać w formacie JPK informacje o prowadzonej ewidencji zakupu i sprzedaży, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując okres, którego ta informacja dotyczy. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty należnego podatku, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu. Duże podmioty objęte zostały tym obowiązkiem od 1 lipca 2016 roku. Małych i średnich przedsiębiorców będzie to dotyczyło od 1 stycznia 2017 roku, a mikro przedsiębiorców od 1 stycznia 2018 roku.
Należy podkreślić, że powyższe obowiązki dotyczą wyłącznie okresów od dnia wejścia w życie przepisów, a nie w odniesieniu do okresów wcześniejszych i już rozliczonych.
Dodatkowe ciężary dla podatników
Z punktu widzenia podatników, wprowadzenie instytucji jednolitego pliku kontrolnego, z jednej strony przyniesie korzyść w postaci usunięcia bariery w przekazywaniu danych elektronicznych oraz przyspieszenia czynności kontroli podatkowej. Z drugiej strony przedsiębiorca będzie musiał dysponować odpowiednim oprogramowaniem umożliwiającym przygotowanie danych w pożądanym formacie, co pociąga za sobą konieczność przystosowania dotychczas używanych programów komputerowych lub wyposażeniem się w nowe, a to wiąże się oczywiście z dodatkowymi kosztami. Kolejnym wydatkiem jest wymóg zaopatrzenia się w bezpieczny podpis elektroniczny.
Konsekwencje niedopełnienia obowiązku
Przedsiębiorca, który bezzasadnie odmówi wykonania wyżej opisanych obowiązków może zostać ukarany karą porządkową w wysokości 2800 zł, a ponadto może odpowiadać za przestępstwo skarbowe polegające na utrudnianiu kontroli skarbowej, które podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych lub w przypadkach mniejszej wagi za wykroczenie skarbowe.
Autor: Karina Wronka