W naszej codziennej pracy niejednokrotnie spotykamy się z umowami, zawartymi w formie pisemnej z zastrzeżeniem, że ich zmiana wymaga formy pisemnej. Jednocześnie umowy te nie stanowią o rygorze tego zastrzeżenia – z treści umowy nie da się wyczytać czy niedochowanie formy pisemnej przy zmianie umowy pociąga za sobą nieważność tej zmiany, czyli tylko ograniczenia w doborze dowodów w celu wykazania skuteczności tej zmiany. W dodatku nasi klienci mają wątpliwości czy tego rodzaju zastrzeżenie odnosi się tylko do zmiany treści umowy, czy także do jej uzupełnień (rozumianych jako np. rozszerzenie kwestii regulowanych tą umową). W szczególności dość często spotykamy się z tego rodzaju postanowieniami umownymi w przypadku umów o współpracy z branży IT zawieranych z programistami (umowy B2B).
W pierwszej kolejności należy wziąć pod uwagę, że zgodnie z ogólną regułą, jeżeli strony zastrzegły w umowie, że dokonanie określonej czynności powinno mieć miejsce w określonej formie (np. zmiana tej umowy) i jednocześnie nie określiły jakie są skutki niezachowania tej formy, to należy uznawać, że tego rodzaju forma (na przykład pisemna) była zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych. Zastrzeżenie określonej formy dla celów dowodowych oznacza natomiast, że w razie niezachowania tej formy, dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania określonej czynności nie jest dopuszczalny w przypadku ewentualnego sporu. Jednakże tego rodzaju ogólnej reguły nie stosuje się w stosunkach pomiędzy przedsiębiorcami, czyli np. w przypadku przywołanych umów B2B z programistami. W przypadku tego rodzaju umów, w treści których wpisano wprost, że ich zmiana wymaga formy pisemnej, lecz bez określenia skutków braku dochowania tej formy, modyfikacja treści tych umów z jest możliwa w każdej formie i może być dowodzona za pomocą każdego rodzaju dowodów. W takiej bowiem sytuacji uchybienie temu postanowieniu umownemu, pozostaje bez wpływu na ważność dokonanej czynności prawnej.
Agencja informatyczna zawarła zatem z programistą umowę B2B, w treści której wskazano, że jej zmiany wymagają formy pisemnej i nie wskazano jednocześnie, że ma to miejsce „pod rygorem nieważności”. Jednocześnie w toku współpracy realizowanej na tej podstawie strony zaczęły postępować w sposób odmienny od postanowień tej umowy – co jest potwierdzone np. wiadomościami mailowymi. W takiej sytuacji zmiany treści zawartej umowy w drodze wiadomości mailowych są skuteczne i wiążące dla stron.
Jednocześnie tego rodzaju modyfikacja może polegać nie tylko na zmianie wprost wyrażonych w umowie kwestii (np. miejsce świadczenia usług) ale także na uzupełnianiu kwestii, które w umowie nie były wprost regulowane (np. gotowość programisty do comiesięcznego świadczenia określonej ilości usług na rzecz zleceniodawcy, w sytuacji, w której tego rodzaju kwestia nie była regulowana w umowie). Wskazane bowiem skutki odnoszą się zarówno do zmian umowy jak i jej uzupełnień (które zdaniem doktryny podzielanym przez autora także stanowią zmianę umowy).
To, czy w toku zachowań podejmowanych przez strony danej umowy doszło do jej faktycznej i trwałej zmiany wymaga odrębnej interpretacji każdego konkretnego przypadku. Jednakże w sytuacji, w której pomiędzy przedsiębiorcami zastrzeżono w umowie, że jej zmiana wymaga określonej formy bez wskazania skutków niedochowania tej formy, zmiana tej umowy jest możliwa za pomocą woli stron wyrażonej w każdej formie.
Autor: Mateusz Wojciechowski